DPAE, contrat de travail, période d'essai : le checklist légal avant toute embauche en 2026

Étape 1 : la DPAE — déclaration préalable à l'embauche

C'est la première obligation, et elle est non négociable. La Déclaration Préalable à l'Embauche doit être transmise à l'Urssaf — ou à la MSA pour le secteur agricole — avant toute prise de poste effective. Elle peut être envoyée au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche, et jamais après.

La DPAE centralise en une seule démarche plusieurs formalités essentielles : l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale lors d'une première embauche, l'immatriculation du salarié à la CPAM, l'affiliation au régime d'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail, et la demande de visite d'information et de prévention.

Elle se transmet gratuitement en ligne sur urssaf.fr ou net-entreprises.fr. Si vous avez réalisé plus de 50 DPAE l'année précédente, la transmission dématérialisée devient obligatoire.

L'absence de DPAE est une infraction grave. Elle expose l'employeur à une pénalité de 1 275 euros par salarié concerné, et peut être requalifiée en travail dissimulé avec des sanctions pouvant aller jusqu'à 45 000 euros d'amende pour les personnes physiques, 225 000 euros pour les personnes morales, et 3 ans d'emprisonnement.

Un point souvent ignoré : la DPAE est obligatoire même pendant la période d'essai. La déclaration doit être réalisée avant le premier jour de travail effectif, période d'essai incluse.

À noter : à partir de janvier 2027, il sera possible d'intégrer la DPAE directement dans la DSN — une simplification importante pour les entreprises qui utilisent déjà la déclaration sociale nominative.

Étape 2 : le contrat de travail

Contrairement à une idée reçue, un CDI à temps plein n'est pas légalement obligatoire sous forme écrite. Un accord verbal suffit en théorie. En revanche, depuis novembre 2023, l'employeur a l'obligation de remettre au salarié un document écrit contenant les informations principales sur la relation de travail — dans les 7 jours suivant l'embauche pour les informations essentielles, dans le mois suivant pour les autres. En pratique, un contrat écrit complet reste la meilleure protection pour les deux parties.

Pour les CDD et les contrats à temps partiel, le contrat écrit est obligatoire.

Quelles informations doivent être communiquées au salarié ? L'identité des parties avec le numéro SIRET de l'entreprise, la fonction et la qualification du poste, le lieu de travail, la date d'embauche, le type de contrat, la rémunération avec toutes ses composantes, la durée du travail, la convention collective applicable, les organismes de protection sociale, et les dispositifs de formation professionnelle accessibles — CPF, plan de développement des compétences, VAE.

Un point souvent oublié : si votre contrat prévoit une clause de non-concurrence, elle n'est valable que si elle est limitée dans le temps et dans l'espace, et si elle prévoit une contrepartie financière versée au salarié après la rupture du contrat. Sans contrepartie, la clause est réputée non écrite.

Étape 3 : la période d'essai

La période d'essai n'est pas obligatoire. Mais si elle est prévue, elle doit être expressément mentionnée dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement. Sans mention écrite, il n'y a pas de période d'essai — le salarié est considéré comme définitivement embauché dès le premier jour.

Les durées maximales légales pour la période initiale en CDI sont les suivantes : 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres. Ces durées peuvent être raccourcies par la convention collective, jamais allongées.

La période d'essai peut être renouvelée une seule fois, ce qui porte les durées maximales totales à : 4 mois pour les ouvriers et employés, 6 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 8 mois pour les cadres. Mais trois conditions doivent être réunies : un accord de branche étendu doit le prévoir, la clause doit figurer dans le contrat, et le salarié doit donner son accord écrit avant la fin de la période initiale.

À noter : une absence pendant la période d'essai — maladie, congé — la suspend et la prolonge automatiquement d'autant. Ce n'est pas un renouvellement, c'est une prolongation de droit.

Étape 4 : la visite médicale

Tout salarié doit bénéficier d'une visite d'information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de poste — sauf pour les postes à risque, pour lesquels un examen médical d'aptitude est requis avant l'embauche effective.

Cette visite est déclenchée automatiquement par la DPAE, à condition d'avoir sélectionné le bon service de santé au travail lors de la déclaration.

Ce que les PME oublient le plus souvent

Le registre unique du personnel doit être tenu à jour dès l'embauche. Chaque salarié doit y être inscrit dans l'ordre chronologique des embauches, avec ses informations d'identité, sa date d'entrée, la nature de son contrat et son emploi. Ce registre doit être présenté à toute inspection du travail.

L'affichage obligatoire en entreprise doit également être mis à jour à chaque nouvelle embauche : convention collective applicable, coordonnées de l'inspection du travail, règles en matière de harcèlement, horaires de travail.

Sur JeVeuxTravailler, trouver le bon candidat est la première étape. Pour la suite, ce checklist vous aide à sécuriser chaque embauche sans risque.

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